Voyage d’affaires pour les assistants : 5 conseils pour une bonne organisation

Vous êtes tenue d’assurer toute l’organisation quand vos supérieurs ou collègues se déplacent pour des raisons professionnelles ? Alors vous savez que cela prend souvent non seulement du temps, mais pas non plus pour les âmes sensibles avec des voyages programmés spontanément, des vols annulés, des hôtels complets et des documents oubliés !

Quand le voyage d’affaires du patron se déroule en dehors du territoire, l’organisation devient complexe. Mais même avec des voyages d’affaires récurrents, vous courez le risque d’oublier des détails importants en préparation. Nous vous proposons donc 5 conseils pratiques pour une organisation optimale des déplacements professionnels de votre supérieur ou de vos collègues.

Faites attention aux particularités de la destination de voyage

Il y a plusieurs facteurs à considérer selon l’endroit où votre patron voyage. Une vérification des points suivants sont essentiels :

• Quelles monnaies sont acceptées ?
• Quelle carte est valable pour retirer avoir de l’argent en espèce ?
• Le visa est-il exigé ?
• Des vaccinations sont nécessaires ou non ?
• Dans quel fuseau horaire se trouve la destination du voyage

Assurez-vous que votre patron est équipé de la technologie de communication appropriée (y compris un câble/adaptateur de charge nécessaire!).

Pour moins de stress, faire appel à  une société spécialisée comme Supertripper l’agence des voyages d’affaires, est aussi une bonne option. Une telle agence a de l’expérience dans l’organisation des déplacements professionnels. En contact et partenariat avec plusieurs acteurs dans le domaine du voyage professionnel, elle est apte à obtenir des offres intéressantes pour l’hébergement, les restaurants, les moyens de transports, etc. Ce qui est un grand avantage, surtout si l’on cherche à réaliser de bonnes affaires afin de réduire les coûts relatifs au voyage.

Des documents de voyage parfaitement sous contrôle

Aussi banal que cela puisse paraître : rappelez à votre patron de prendre tous les documents de voyage nécessaires avec lui ! Assurez-vous que les documents sont à jour, car de nombreux pays exigent une période minimale de six mois. Faites des copies des cartes d’identité et documents de voyage afin d’être prêt en cas de perte ou de demande de changement de réservation. Etre bien organisé est particulièrement important quand il s’agit des papiers administratifs relatifs aux déplacements professionnels. En effet, une moindre erreur pourrait coûter non seulement du temps mais aussi de l’argent à l’entreprise.

Planifiez intelligemment l’itinéraire de voyage, les moyens de transport et l’hébergement

Lorsque vous planifiez des voyages d’affaires, tenez toujours compte du meilleur mode de transport et tenez compte à la fois des politiques de votre entreprise et des préférences du voyageur lors de la réservation d’hôtels. Prévoyez toujours des temps de tampon suffisants entre les connexions ! Soyez prêt pour les retards et les reports de vol et ayez toutes les données pertinentes à portée de main afin de pouvoir modifier vos plans de voyage rapidement et de manière flexible.

Préparez et coordonnez intelligemment les rendez-vous d’affaires

Découvrez le but et la destination du voyage d’affaires. Quels rendez-vous votre patron tiendra-t-il ? Quels partenaires commerciaux rencontrera-t-il ? Quels documents et supports de données votre superviseur doit-il avoir avec lui pour le bon déroulement de son rendez-vous d’affaire une fois sur place? Préparez clairement les plans de voyage, les agendas et les documents commerciaux et classez-les par ordre chronologique. Pensez également aux cadeaux pour les invités et observez les coutumes et traditions coutumières du pays.

Établir la représentation et la disponibilité

Discutez de ce qu’il faut faire pendant l’absence de votre patron bien avant le voyage d’affaires. Qui peut représenter votre manager ? Qui détient l’autorisation de prendre les décisions et dans quels cas votre superviseur souhaite-t-il absolument être informé ? Convenez également des canaux auxquels votre patron peut être joint et du moment et de la manière dont la communication doit avoir lieu à distance.